Tanggal: 18 & 20 & 26 Agustus 2015
Host: Yayasan Penabulu – Program TFCA Kalimantan
Lokasi: Bogor
Fasilitator: Sugeng Wibowo (ICT Specialist Yayasan Penabulu)

Kegiatan fasilitasi dan pendampingan aspek penggalangan sumber daya bagi OWT mitra TFCA Kalimantan ini adalah salah satu rangkaian kegiatan pelatihan Mobilisasi Sumber Daya Organisasi dengan Pemanfaatan Teknologi Informasi & Komunikasi bagi mitra TFCA Kalimantan.

Kegiatan ini dilakukan selama 3 hari tepatnya dikantor OWT Bogor Jawa Barat pada tanggal 18 & 20 & 26 Agustus 2015. Deskripsi kegiatan-kegiatan fasilitasi dan pendampingan aspek penggalangan sumber daya akan diuraikan dibawah ini:

Aktivitas hari pertama

• Presentasi rencana kegiatan pendampingan
• Diskusi konsep website OWT & Penetapan struktur informasi website
• Asesmen Infrastruktur Website

Aktivitas hari kedua

• Fasilitasi diskusi pemantapan desain website dan fungsi-fungsi yang dibutuhkan
• Pengumpulan konten yang akan dimasukkan ke dalam website
• Upload website baru ke server owt.or.id

Aktivitas hari ketiga

• Pelatihan cara update website
• Sosialisasi website baru ke seluruh staf & diskusi

Kegiatan hari pertama diikuti oleh Ujang S – OWT, Wahyu Gumilar – OWT, Irpan – OWT, Jeremia Sibarani – OWT, Bukhari – OWT, Aryudi Reza – OWT, Sugeng Wibowo – Penabulu dan Bayu Nugraha – Penabulu.

Dihari pertama Sugeng Wibowo mempresentasikan mengenai usulan rencana kegiatan pendampingan oleh Penabulu kepada mitra TFCA siklus 2, untuk aspek penggalangan sumber daya dengan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi, dimana Penabulu menawarkan aspek penguatan media komunikasi organisasi yaitu website sebagai media utama organisasi untuk mempublikasikan informasi, mempromosikan produk-produk yang dimiliki dengan harapan akan mendorong hadirnya dukungan dari pihak eksternal baik dari sektor masyarakat sipil, perusahaan maupun pemerintah.

Fasilitasi diskusi review website OWT; bersama-sama mereview website OWT yang sudah online saat ini, dimana website belum ramah diakses melalui perangkat mobile, platform teknologi menggunakan platform Closed Source yang sulit untuk dikembangkan, sehingga OWT kesulitan untuk memperbarui isi website dan tidak memungkinkan untuk mempromosikan produk dan layanan organisasi melalui website.

Fasilitasi dilanjutkan dengan diskusi struktur informasi, menata ulang konten website, menempatkan informasi yang sudah ada namun belum tampil dan menghilangkan bagian yang sudah tidak relevan dan tampilan website meliputi layout halaman depan (Front Page), Pewarnaan dan jenis font.

Kegiatan hari kedua diikuti oleh Wahyu Gumilar – OWT, Irpan – OWT dan Sugeng Wibowo – Penabulu.

Dihari kedua Sugeng Wibowo mempresentasi perubahan tampilan website berdasarkan hasil diskusi mengenai arsitektur informasi yang dibahas di pertemuan pertama. OWT pada prinsipnya telah menyetujui tampilan baru website OWT yang dirasakan lebih mengangkat kekuatan organisasi.

Pengumpulan konten terutama konten menu publikasi telah dilakukan dimana telah terkumpul 11 file artikel, 2 file Buku, 2 file presentasi, 7 file laporan, 7 file Leaflet, 3 file Majalah, 8 file Manual, 6 File Poster. Sebagian file tersebut telah dimasukkan ke dalam website baru. Setelah konten dasar website telah terpenuhi, atas persetujuan OWT website baru langsung di upload ke server untuk menggantikan website yang lama.

Kegiatan hari ketiga diikuti oleh Ujang S – OWT, Wahyu Gumilar – OWT, Irpan – OWT, Jeremia Sibarani – OWT, Bukhari – OWT, Aryudi Reza – OWT dan Sugeng Wibowo – Penabulu.

Materi yang diberikan oleh Sugeng Wibowo dihari ketiga ini membahas cara update website antara lain:

• Cara login, logout dan ganti password untuk akses masuk ke halaman administrator website.
• Pengenalan jenis-jenis konten, dimana ada konten yang bersifat statik dan dinamis. Pelatihan difokuskan supaya staf bisa melakukan perubahan terhadap konten statik yang sudah ada dan menambahkan konten baru yang sifatnya dinamis seperti Publikasi, Berita dan Agenda.
• Pelatihan dilakukan dengan memperbanyak porsi praktek, dimana staf OWT langsung mempraktekkan bagaimana melakukan proses update konten di website.

Dalam diskusi, ada beberapa hal yang menjadi pertanyaan manajemen, terutama mengenai infrastruktur server hosting yang selama ini mereka merasakan lambatnya respon penyedia hosting ketika ada persoalan-persoalan yang terjadi misalnya website tiba-tiba tidak bisa diakses. Penabulu menyarankan untuk pindah hosting ke provider yang lebih baik supportnya dan ada beberapa rekomendasi yang telah diberikan.

Namun sebelum itu dilakukan, Penabulu menyarankan untuk memindahkan terlebih dahulu kepemilikan akun domain website OWT dari pihak ke-3 ke organisasi secara langsung, sehingga OWT memiliki akses penuh terhadap website.

Kesimpulan yang didapat dihari pertama adalah OWT menyepakati usulan kegiatan yang ditawarkan oleh Penabulu, karena kebutuhan atas optimalisasi website sebenarnya sudah dirasakan sejak dulu. Website OWT dikembangkan untuk lebih mengangkat profil organisasi dan produk-produk unggulan yang dimiliki organisasi. Akses website sepenuhnya dimiliki oleh organisasi dan Penabulu telah diberikan akses untuk mengakses control panel web hosting owt.or.id.

Kesimpulan yang didapat dihari kedua adalah OWT menyadari bahwa website adalaha media yang cukup penting untuk meningkatkan reputasi organisasi sekaligus mempromosikan organisasi sehingga donor dengan mudah mengetahui kompetensi organisasi dan portfolio pencapaian organisasi selama ini.

OWT sangat mengapresiasi dukungan penguatan website organisasi yang diberikan oleh Penabulu dan akan berkomitmen untuk mengelola website dengan sebaik-baiknya dan menugaskan staf khusus untuk mempelajari dan mengelola website.

Kesimpulan yang didapat dihari ketiga adalah Kepemilikan akun website organisasi harus berada di tangan organisasi sehingga otoritas kepemilikan website berada di tangan organisasi sepenuhnya.

OWT akan mengagendakan mengkursuskan staf OWT untuk mempelajari lebih dalam tentang pengelolaan website baik untuk pengelolaan teknis maupun pengelolaan konten.