Waktu Pelaksanaan: Januari – Mei 2013
Mitra Dampingan: Perkumpulan Suara Kita
Lokasi: Jakarta
Mentor: Sugeng Wibowo (ICT Specialist Yayasan Penabulu)

Kegiatan pendampingan penyusunan SOP pengelolaan website OurVoice (OV) ini adalah salah satu rangkaian kegiatan dari program penguatan kelembagaan organisasi LGBT Mitra HIVOS yang didukung oleh HIVOS. Berdasarkan hasil asesmen yang dilakukan tim Penabulu, OV adalah organisasi yang terpilih untuk mendapatkan penguatan dalam aspek pengelolaan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) dimana OV telah mengembangkan media komunitas berbasis web.

Website OV sudah berada pada titik dimana memerlukan perhatian khusus untuk pengelolaan teknis. Beberapa persoalan teknis muncul dan perlu penanganan teknis, salah satu diantaranya adalah belum dijalankannya prosedur standar pengamanan website seperti upgrade dan backup data, sementara itu website yang berbasiskan open source seperti wordpress memerlukan upgrade terhadap engine maupun plugin yang digunakan serta menjalankan proses backup data secara berkala untuk mengantisipasi terjadinya kerusakan atau penyerangan yang menyebabkan data-data di website menjadi hilang atau rusak.

Kegiatan pendampingan dimulai dengan sesi berbagi pemahaman mengenai ruang lingkup pengelolaan website, dimana pengelolaan website pada umumnya akan meliputi 3 bagian utama yaitu
1. Manajemen
2. Pengelolaan Teknis
3. Pengelolaan Content

Kemudian mulai dibangun outline untuk isi SOP yaitu bab khusus tentang manajemen website, pengelolaan teknis dan pengelolaan content website.

SOP Pengelolaan Website OurVoice versi 1 diselesaikan di bulan Mei 2013 untuk dijadikan pegangan dalam mengelola website OurVoice.

Pembelajaran yang bisa dipetik adalah dalam membangun dan mengembangkan sebuah website, 3 bagian utama dalam pengelolaan website yaitu manajemen, pengelolaan teknis dan pengelolaan content harus dimasukkan ke dalam perencanaan strategis organisasi, karena menyangkut kemampuan sumberdaya organisasi. Apabila website diyakini sebagai media yang strategis bagi pencapaian visi dan misi organisasi, maka perencanaan website harus komprehensif sehingga dalam implementasinya website terkelola dengan baik dan memberikan kontribusi besar bagi program kerja organisasi.

Mempunyai website tidak sekedar memiliki, namun yang terpenting adalah bagaimana kesiapan organisasi dalam mengelolanya, baik dari sisi content maupun teknisnya serta bagaimana pihak manajemen organisasi memberikan perhatian dan energi yang cukup untuk memikirkan strategi pengembangannya kedepan. Tanpa adanya 3 pilar tersebut, maka website hanya akan menjadi bumerang bagi organisasi dan menimbulkan persoala baru bagi organisasi.